1. Wann spricht man von Sonderurlaub?
  2. Wann besteht Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub?
  3. Nachweispflichten des Arbeitnehmers
  4. Beispiele für bezahlten Sonderurlaub
  5. Beispiele für unbezahlten Sonderurlaub
  6. Sonderfall Sabbatjahr/Sabbatical
  7. Fazit

1. Wann spricht man von Sonderurlaub?

Mit Sonderurlaub verbinden viele Arbeitnehmer die Befreiung von ihrer Arbeitspflicht unter Fortzahlung ihres Gehalts. Also weniger arbeiten bei gleicher Bezahlung und damit eine Ausnahme von der Regel „Ohne Arbeit kein Geld“. Die Formulierung „Sonderurlaub“ bringt zugleich zum Ausdruck, dass es sich nicht um einen regulären Anspruch auf Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz handelt. Es geht bei dieser Art von Sonderurlaub also gerade nicht um den Erholungsurlaub nach §§ 1, 11 BUrlG. Der Erholungsurlaub ist auf jeden Fall eine Ausnahme der oben genannten Regel „Ohne Arbeit kein Geld“.

Dies trifft beim Sonderurlaub nur dann zu, wenn es eine Anspruchsgrundlage für bezahlten Sonderurlaub gibt. D.h. dem Arbeitnehmer steht zum einen ein Anspruch auf Sonderurlaub zu und zum anderen handelt es sich um einen Sonderurlaub mit Lohnfortzahlung.

Statt Sonderurlaub wird gelegentlich auch von Freistellung gesprochen.

2. Wann besteht Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub?

Sonderurlaub gegen Lohnfortzahlung steht einem Arbeitnehmer nach § 616 BGB zu, wenn er aus einem anderen Grund als Erkrankung vorübergehend verhindert ist, seiner Arbeitspflicht nachzukommen. Eine vorübergehende Verhinderung ist gegeben, wenn die Dauer der Verhinderung im Verhältnis zur Dauer des Arbeitsverhältnisses nicht von Bedeutung ist. Im Juristendeutsch also die Dauer der Verhinderung „nicht erheblich“ ist. § 616 BGB regelt dabei nicht, wie viel Arbeitstage Anspruch auf Sonderurlaub besteht. Diese Genauigkeit kann der Paragraph nicht leisten, da je nach Art des Sonderurlaubs dessen Dauer unterschiedlich ausfällt. Deshalb arbeitet das Gesetz bewusst mit einem sog. unbestimmten Rechtsbegriff „vorübergehend verhindert“, um dem jeweiligen Einzelfall Rechnung zu tragen.
§ 616 BGB ist eine sog. Auffangnorm und findet nur dann Anwendung, wenn der Arbeitnehmer nicht bereits Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub/bezahlte Freistellung aus einem der nachstehenden Gründe hat:

  • spezielles Gesetz
  • Regelung im Arbeitsvertrag
  • Regelung in einer für ihn geltenden Betriebsvereinbarung
  • tarifvertragliche Regelung

Bezahlter Sonderurlaub auf Grund einer Betriebsratstätigkeit wird gemäß § 37 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gewährt und nicht gemäß § 616 BGB. Dieser Anspruch umfasst auch sämtliche für die Betriebsratstätigkeit erforderlichen Fortbildungsveranstaltungen.

Möglicherweise regelt der Arbeitsvertrag wann und in welchem Umfang der Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub hat. Ebenso wichtig ist, sich Klarheit darüber zu verschaffen, ob der Arbeitsvertrag gewisse Arten von Sonderurlaub ausschließt oder die Dauer des Sonderurlaubs reduziert. In diesen Fällen schließt sich für den Rechtsanwalt die Frage an, ob diese Einschränkung zulässig ist oder nicht. Denn nicht jede vertragliche Regelung ist wirksam.

Enthält der Arbeitsvertrag auch keine Regelung zu Sonderurlaub, so ist zu prüfen, ob dieser durch eine Betriebsvereinbarung geregelt wird. Sofern das Arbeitsverhältnis einem Tarifvertrag unterliegt, ist zu prüfen, ob dieser den Anspruch auf Sonderurlaub regelt. So bestimmt beispielsweise § 29 TVöD (Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes) für welche Fälle und für welchen Zeitraum Anspruch auf Sonderurlaub besteht. Tarifverträge können dabei die Dauer des Sonderurlaubs auch so regeln, dass z.B. ein Tag weniger Sonderurlaub gewährt wird als durch die Rechtsprechung der Arbeitsgerichte.

Greifen keine tarifvertraglichen Regelungen, können diese gleichwohl als Anhaltspunkte für eine erste Einschätzung herangezogen werden. Dies bietet sich an, wenn es entweder keine einschlägige Rechtsprechung gibt oder Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die tarifliche Regelung zeitgemäßer ist als eine in die Jahre gekommene Rechtsprechung.

Wichtig ist die Kenntnis der aktuellen Rechtsprechung der Arbeitsgerichte zum Thema Sonderurlaub/Freistellung und zwar insbesondere die des Bundesarbeitsgerichts (BAG) in Erfurt. Dieses geht davon aus, dass maximal nur wenige Arbeitstage von § 616 BGB als Sonderurlaub gedeckt sind.
Der zeitliche Umfang des Sonderurlaubs hängt dabei davon ab, was im konkreten Fall der Verhinderungsgrund ist. Es gibt also Verhinderungsgründe, die lediglich zu einigen Stunden Abwesenheit berechtigen. Und es gibt Verhinderungsgründe, die eine mehrtägige Abwesenheit erlauben.

3. Nachweispflichten des Arbeitnehmers

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, seinem Arbeitgeber mitzuteilen, dass er Sonderurlaub braucht. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass der Arbeitnehmer ihm einen Nachweis erbringt über den Grund des Sonderurlaubs. Wird z.B. Sonderurlaub benötigt, weil der Arbeitnehmer heiratet, so ist ein entsprechendes Schreiben des Standesamts vorzulegen. Aus diesem Schreiben müssen der Termin der Trauung sowie die Personalien des Brautpaares ersichtlich sein.

4. Beispiele für bezahlten Sonderurlaub

Diese Auflistung ist weder abschließend noch auf Dauer angelegt ist. Der Schwerpunkt der Darstellung liegt auf Fallgruppen des bezahlten Sonderurlaubs gemäß § 616 BGB. Nur ausnahmsweise wird ausdrücklich auf andere Regelungen verwiesen.

4.1 Arztbesuch

Der Besuch beim Arzt ist dann ein Sonderurlaub im Sinn des § 616 BGB, wenn der Arbeitnehmer den Termin nicht beeinflussen kann. D.h. wenn seine Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Praxis sich z.B. überschneiden und der zu konsultierende Arzt gerade keine Abendsprechstunde für Berufstätige anbietet bzw. der Arbeitnehmer im konkreten Einzelfall unzumutbar lange auf einen Termin in der Abendsprechstunde warten müsste.

Bei einem Arztbesuch außerhalb der Kernarbeitszeit, jedoch innerhalb der Gleitzeit, entfällt ein Anspruch auf Sonderurlaub. Es besteht auch kein Anspruch, sich die Zeit des Arztbesuchs auf dem Zeitkonto gutschreiben zu lassen. Dieser Arztbesuch hat also arbeitsrechtlich keinerlei Auswirkungen. Es handelt sich um eine reine Privatangelegenheit.

Eine Operation, die nicht zur Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich ist, gibt keinen Anspruch nach § 616 BGB auf bezahlten Sonderurlaub. Hier kann lediglich mit dem Arbeitgeber einzelvertraglich unbezahlter Sonderurlaub vereinbart werden. Ein solcher Fall liegt grundsätzlich bei Schönheitsoperationen vor. Jedoch auch bei einer Operation, welche die Kurzsichtigkeit behebt, wenn diese die Arbeitsleistung nicht beeinträchtigt. So ein Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt vom 23.05.2000, Az. 4 Ca 8647/99.

4.2 Beerdigung/Todesfall

Sofern ein naher Angehöriger verstirbt, besteht ein Anspruch auf Sonderurlaub. Nahe Angehörige sind der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner, das eigene Kind/Adoptivkind/Stiefkind/Pflegekinder, die Eltern sowie Schwiegereltern und Geschwister. Ob gemäß § 616 BGB nur ein Tag Sonderurlaub möglich ist, um an der Beerdigung teilzunehmen oder bis zu drei Tagen, hängt zum einen davon ab, in welcher Beziehung der Verstorbene zum Arbeitnehmer stand. Zum anderen wird unterschieden, ob dieser in dessen Haushalt gelebt hat oder nicht.

Der Anspruch auf Sonderurlaub umfasst 3 Arbeitstage, wenn der Ehepartner/Lebensgefährte/Lebenspartner verstorben ist.

Bei allen anderen nahen Angehörigen, sofern diese in seinem Haushalt gelebt haben, besteht Anspruch auf 2 Arbeitstage Sonderurlaub.

D.h. bei allen anderen nahen Angehörigen hat der Arbeitnehmer lediglich Anspruch auf Sonderurlaub von einem Tag.

§ 29 TVöD trifft dagegen keine solche Unterscheidungen und gewährt für einen enger definierten Kreis an nahen Angehörigen einen bezahlten Sonderurlaub von zwei Arbeitstagen.

4.3 Bewerbung

Es besteht Anspruch auf Sonderurlaub nach § 629 BGB für den Fall, dass das aktuelle Arbeitsverhältnis bereits gekündigt wurde.

Achtung: Der Anspruch kann bei einem Arbeitsverhältnis von kurzer Dauer ausgeschlossen sein. Weiterhin hat der Arbeitnehmer auf die betrieblichen Belange des Arbeitgebers Rücksicht zu nehmen. D.h. der Arbeitnehmer kann nicht einseitig den Termin vorgeben, wenn er nicht den Verlust des Anspruchs auf bezahlten Sonderurlaub riskieren will.

4.4 Erfüllung staatsbürgerlicher Pflichten

Wer als ehrenamtlicher Richter oder Schöffe regelmäßig seiner normalen Tätigkeit als Arbeitnehmer nicht nachgehen kann, hat für diese Verhinderungszeiten Anspruch auf Sonderurlaub unter Fortzahlung seines Gehalts.

Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer, die ehrenamtlich im Katastrophenschutz oder bei der freiwilligen Feuerwehr tätig sind. Hier greifen spezielle gesetzliche Regelungen, so dass die Auffangnorm des § 616 BGB als Anspruchsgrundlage ausscheidet.

Als Anspruchsgrundlagen kommen vielmehr in Betracht:

  • § 9 Absatz 2 Katastrophenschutzgesetz bzw. § 21 Zivilschutzgesetz sowie bei THW-Einsätzen § 3 THW-HelfRG
  • Landesrechtliche Regelungen beim Einsatz in den freiwilligen Feuerwehren. Je nach Bundesland erhält der Arbeitgeber die fortgezahlte Vergütung vom Träger der Feuerwehr auf Antrag ausgeglichen. So zum Beispiel in Hessen und darüber sogar hinausgehend in Nordrhein-Westfalen.

Insoweit kommen auch Ansprüche auf bezahlten Sonderurlaub für die Teilnahme an erforderlichen Fortbildungen in Betracht. Je nach Bundesland kann daher ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub von bis zu 12 Arbeitstagen bestehen.

4.5 Erkrankung von Angehörigen

Im Fall der Erkrankung eines Kindes gibt § 616 BGB dem Arbeitnehmer unter folgenden Voraussetzungen einen Rechtsanspruch auf bezahlte Freistellung:

  • Erkrankung des Kindes, die eine Pflege erforderlich macht
  • die Pflege und Betreuung kann nicht durch andere z.B. Verwandte sichergestellt werden
  • in der Regel darf das kranke Kind nicht älter als 8 Jahre sein (bei älteren Kindern steigen die Anforderungen an die Erkrankung und damit an die Pflegebedürftigkeit)
  • Das Kind lebt im Haushalt des Arbeitnehmers
  • Ärztliche Bescheinigung als Nachweis, dass das Kind der Pflege bedarf

Liegen diese Voraussetzungen vor, hat der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von bis zu 5 Arbeitstagen gemäß § 616 BGB einen Anspruch auf bezahlte Freistellung, um sein krankes Kind zu pflegen.

Berufstätige Eltern können grundsätzlich selbst entscheiden, wer von ihnen beiden die Pflege des kranken Kindes übernimmt. Bei ihrer Entscheidung haben sie jedoch die Belange des jeweiligen Arbeitgebers mit zu berücksichtigen.

Achtung: Arbeitgeber können die Pflicht zur Lohnfortzahlung arbeits- oder tarifvertraglich ausschließen oder den Umfang der Freistellung z.B. auf maximal 4 Tage pro Kind und Jahr reduzieren.

Erkrankt das Kind während des gemeinsamen Urlaubs und der Arbeitnehmer pflegt es in dieser Zeit ganz oder teilweise, so hat er weder einen Anspruch auf Sonderurlaub noch auf Verlängerung seines Urlaubs.

Bei allen anderen Fällen der Erkrankung naher Angehöriger kommt es auf den Einzelfall an. D.h. wer ist erkrankt und um welchen Grad der Schwere der Erkrankung handelt es sich.

4.6 Gang zur Behörde

Sonderurlaub ist gegeben, wenn eine Behörde den Arbeitnehmer zu einem Termin geladen hat, z.B. für eine Anhörung. Will der Arbeitnehmer dagegen beispielsweise lediglich seinen Ausweis verlängern und kann dies innerhalb der Öffnungszeiten der Behörde, so scheidet ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub aus.

4.7 Gebet

Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub ist auch gegeben, wenn ein gläubiger Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz kurz verlässt, um sein Gebet in Ruhe verrichten zu können. Voraussetzung ist in diesem Fall, dass das Gebet aus religiösen Gründe gerade zu diesem Zeitpunkt zu erfolgen hat und nicht erst nach Feierabend oder vor Arbeitsbeginn. Ferner ist wichtig, dass zuvor mit dem Arbeitgeber das Verlassen des Arbeitsplatzes abgestimmt wurde.

4.8 Geburt eines Kindes

Sofern keine spezielle Regelung vorhanden ist – z.B. ein Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung – wird weiterhin unterschieden, ob es sich um die Geburt eines ehelichen oder unehelichen Kindes handelt. Nur für den Fall, dass der Vater bei der Geburt eines ehelichen Kindes dabei sein will, hat er Anspruch auf einen Arbeitstag Sonderurlaub.

Ansonsten ist grundsätzlich mit dem Arbeitgeber rechtzeitig im Vorfeld zu klären, dass der Vater für die Geburt seines unehelichen Kindes unbezahlten Sonderurlaub bekommt.

Denn bei der Geburt eines unehelichen Kindes ist ein Anspruch auf Sonderurlaub nach § 616 BGB ausgeschlossen.

Von einer speziellen Regelung ging das Verwaltungsgericht Berlin bei einem Beamten aus.  Ein Kriminalkommissar in Berlin bekam einen Tag Sonderurlaub um bei der Geburt seines unehelichen Kindes dabei zu sein. Als Anspruchsgrundlage sah das Berliner Verwaltungsgericht in der einschlägigen Sonderurlaubsverordnung den Auffangtatbestand „anderer wichtiger Grund“, Urteil des Berliner Verwaltungsgericht vom 26.02.2014, Az. VG 7 K 158.12.

4.9 Gerichtstermin

Wird ein Arbeitnehmer zu einem Gerichtstermin als Partei oder Zeuge geladen, hat er insoweit Anspruch auf Sonderurlaub. Der zeitliche Umfang hängt davon ab, ob sich das Gericht in der Nähe befindet oder ob der Arbeitnehmer dafür in ein anderes Bundesland reisen muss. Der Arbeitnehmer ggf. sogar einen Tag vorher anreisen muss, um den frühen Termin bei Gericht wahrzunehmen.

4.10 Handwerkertermin

Ein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub gibt es nur, wenn ein Notfall vorliegt und sofortiger Handlungsbedarf besteht. Dies ist z.B. bei einem Wasserrohrbruch der Fall.

4.11 Heirat

Wer heiraten will, hat Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub von einem Arbeitstag. Alle anderen Teilnehmer einer Hochzeit haben dagegen keinen Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.

4.12 Naturereignis/ Widrige Wetterbedingungen

Grundsätzlich besteht in beiden Fällen kein Anspruch auf Sonderurlaub. Ausnahmen kommen in Betracht, wenn das Haus des Arbeitnehmers z.B. von einer Überschwemmung betroffen ist und er sich zunächst um seine eigenen Angelegenheiten kümmern muss. Oder sich das Naturereignis oder die widrigen Wetterverhältnisse auf seinen körperlichen oder seelischen Zustand auswirken.

4.13 Umzug

Ob ein Anspruch auf einen Tag bezahlten Sonderurlaub nach § 616 BGB besteht, hängt vom Einzelfall ab. Ein solcher Anspruch wird wohl zu bejahen sein, wenn der Umzug aus dienstlichen oder betriebsbedingten Gründen erforderlich ist.

5. Beispiele für unbezahlten Sonderurlaub

5.1 Erkrankung des Kindes über einen längeren Zeitraum

Sind mehr als 5 Tage Pflege erforderlich, so hat der Arbeitnehmer nach § 45 Sozialgesetzbuch V (SGB V) nach dem 5. Arbeitstag einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung, wenn

  • ein ärztliches Zeugnis bestätigt, dass das Fernbleiben des Arbeitnehmers von der Arbeit erforderlich ist
  • das erkrankte Kind unter 12 Jahre alt ist
  • pro Kind die Freistellung in einem Kalenderjahr bei einem verheirateten oder zusammenlebenden Paar 10 Arbeitstage nicht überschreitet bzw. 20 Arbeitstage bei Alleinerziehenden
  • der Arbeitnehmer pro Kalenderjahr seine Höchstanzahl von unbezahlten, freigestellten Arbeitstagen noch nicht ausgeschöpft hat. D.h. 25 Arbeitstage/Arbeitnehmer bei einem Paar und 50 Arbeitstage bei Alleinerziehenden, unabhängig davon wie viele Kinder in der Familie leben.

Bei einem todkranken Kind ist altersunabhängig von einem Anspruch auf unbezahlte Freistellung auszugehen.

Während der unbezahlten Freistellung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld.

Einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung kann auch von einem Großelternteil geltend gemacht werden für das Enkelkind.

Als Kind gelten, wie bereits oben erwähnt, die eigenen Kinder, Stiefkinder, Pflegekinder sowie Adoptivkinder, die in der Familie leben.

5.2 Teilnahme an Abschlussfeier des Kindes

Ganz gleich welchen Schul-, Ausbildungs- oder Studienabschluss das Kind absolviert hat. In all diesen Fällen kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber lediglich bitten, Sonderurlaub zu bekommen. Er hat weder einen Anspruch auf diesen Sonderurlaub noch auf dessen Vergütung.

5.3 Teilnahme an einer Familienfeier

Wenn es sich weder um Hochzeit noch Beerdigung eines nahen Angehörigen handelt, so besteht auch hier kein Anspruch auf Sonderurlaub. D.h. der Arbeitnehmer muss sich mit seinem Arbeitgeber auf einen unbezahlten Sonderurlaub einigen.

5.4 Widrige Verkehrsverhältnisse

Auch hier besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub und damit kein Anspruch auf Vergütung bei Freistellung.

6. Sonderfall Sabbatjahr/Sabbatical

Das Sabbatjahr, geläufig unter dem englischen Begriff „Sabbatical“, ist eine Freistellung bei der der Arbeitnehmer auch zukünftig für sein Unternehmen arbeitet.

Das Sabbatical war ursprünglich ein Arbeitsmodell für einen längeren Sonderurlaub, um den ein Arbeitnehmer aus ganz unterschiedlichen Gründen seinen Arbeitgeber bat. Der Sonderurlaub beträgt dabei mehrere Monate bis zu einem Jahr. In dieser Zeit erhält der Arbeitnehmer in der Regel monatlich weiterhin ein Arbeitsentgelt, das er durch Vor- bzw. Nacharbeit auf einem Langzeitkonto anspart.

Das Sabbatical dient mittlerweile auch zur Entlastung des Unternehmens. Unternehmen, deren Auftragslage vorübergehend kritisch ist, können so Mitarbeiter für einen definierten Zeitraum von der Arbeit freistellen. Aber auch bei kranken Mitarbeitern kann eine solche Freistellung für beide Seiten eine sinnvolle Alternative sein. Das Unternehmen spart so Kosten, da die vereinbarte Vergütung während der Freistellung in der Regel niedriger ist. Zugleich werden gute Mitarbeiter/Fachkräfte gehalten.

Diese Freistellung bietet sich zudem auch in anderen Krisenzeiten des Arbeitnehmers an. Arbeitnehmer können für eine bestimmte Zeit Interesse daran haben, sich mehr um ihre Familie, ein zu pflegendes Familienmitglied oder den Hausbau zu kümmern. Aber auch für Mitarbeiter mit Fernweh oder Fortbildungshunger ist das Sabbatical eine interessante Option.

Mangels arbeitsrechtlichen Anspruchs auf ein Sabbatical ist ein solches zu vereinbaren.

Hierbei ist folgendes zu beachten/zu regeln:

  • Schriftform der Vereinbarung
  • Modell der Freistellung festlegen und entsprechende Inhalte regeln (Modelle: 1. Modell: Ansparen von Arbeitszeitguthaben; 2. Modell: freiwilliger Lohnverzicht und 3. Modell: Umwandlung in Teilzeitbeschäftigung)
  • Dauer der Freistellung
  • Höhe der Vergütung für diesen Zeitraum
  • Versicherungen
  • Betriebliche Altersversorgung
  • Urlaubsanspruch
  • Freiwillig geleistetes Weihnachtsgeld sowie andere freiwillige Sonderleistungen
  • Gleiche Aufgabe und Position des Arbeitnehmers nach dessen Rückkehr aus dem Sonderurlaub

7. Fazit

Zusammenfassend gilt beim Thema Sonderurlaub, dass ein Arbeitnehmer zahlreiche Möglichkeiten hat, bezahlten Sonderurlaub in Anspruch zu nehmen. Wichtig ist diesbezüglich, dass er seiner Mitteilungs- und ggf. Nachweispflicht gegenüber seinem Arbeitgeber nachkommt. Dem Arbeitgeber also rechtzeitig mitgeteilt wird, dass Sonderurlaub genommen werden muss und welcher Verhinderungsgrund gegeben ist. Im Bedarfsfall muss das Vorliegen des Verhinderungsgrundes gegenüber dem Arbeitgeber nachgewiesen werden.

Wenn kein Anspruch auf Sonderurlaub besteht, muss sich der Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber einigen, dass und wie lange er unbezahlt frei bekommt.