1. Was ist eine betriebliche Übung?
  2. Wie entsteht eine betriebliche Übung?
  3. Verhinderung einer betrieblichen Übung
  4. Beseitigung einer betrieblichen Übung
  5. Fazit

1. Was ist eine betriebliche Übung?

Unter einer betrieblichen Übung versteht man vereinfacht ausgedrückt, dass Arbeitnehmer bei einem bestimmten, wiederholten und vorbehaltlosen Verhalten ihres Arbeitgebers darauf vertrauen können, dass er in der Zukunft weiter so handelt wie in der Vergangenheit.

Betriebliche Übungen können verschiedene Vergünstigungen umfassen, zum Beispiel

  • Zahlung von sog. Sonderzuwendungen (Weihnachts- oder Urlaubsgeld)
  • Gestattung privater E-Mail- und/oder Internetnutzung
  • Zahlung von Essensgeld bzw. Subventionierung des Kantinenessens
  • Übernahme von Fortbildungskosten
  • Freiwillige Freistellung an bestimmten Tagen (z.B. Karneval)
  • Freiwillige Anwendung eines Tarifvertrags zugunsten der Arbeitnehmer

Rechtlich gesehen stellt eine betriebliche Übung ein Vertragsangebot des Arbeitgebers dar, das vom Arbeitnehmer durch schlüssiges Verhalten angenommen wird.

Die betriebliche Übung steht nicht im Gesetz. Vielmehr beruht sie auf der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

2. Wie entsteht eine betriebliche Übung?

Eine betriebliche Übung entsteht allein durch regelmäßiges und vorbehaltloses Wiederholen bestimmter Verhaltensweisen, welches auf einen Willen des Arbeitgebers auch zur zukünftigen Leistung schließen lassen. Wann dies der Fall ist, kann nicht generell beantwortet werden, sondern ist an den jeweiligen Umständen des Einzelfalls zu bestimmen. Entscheidend ist, wie der Arbeitnehmer das Verhalten seines Arbeitgebers unter Berücksichtigung sämtlicher Begleitumstände (z.B. Art, Dauer, Intensität der Leistungen etc.) verstehen durfte. Es kommt nicht darauf an, ob der Arbeitgeber sich dabei rechtlich binden wollte.

Charakteristisch für eine betriebliche Übung ist, dass dem Arbeitnehmer eine Vergünstigung gewährt wird, auf die er nach den arbeits- und/oder tarifvertraglichen Vereinbarungen keinen Anspruch hat.

Eine betriebliche Übung bewirkt zweierlei: Es kommt zu einer Änderung des Arbeitsvertrages und der Arbeitgeber wird vertraglich verpflichtet, dem Arbeitnehmer die in der Vergangenheit gewährten Leistungen auch für die Zukunft zu gewähren.

Die Rechtsprechung geht bei bei den sogenannten Sonderzuwendungen (z.B. Weihnachts- oder Urlaubsgeld) vom Vorliegen einer betrieblichen Übung aus, sobald die Leistungen in drei aufeinander folgenden Jahren vorbehaltlos und in gleichbleibender Höhe durch den Arbeitgeber gewährt wurden.

3. Verhinderung einer betrieblichen Übung

Will der Arbeitgeber die Entstehung einer betrieblichen Übung verhindern, so stehen ihm hierfür verschiedene arbeitsrechtliche Instrumente zur Verfügung:

a) Freiwilligkeitsvorbehalt

Bei der Erklärung des Freiwilligkeitsvorbehalts muss der Arbeitgeber gegenüber seinen Mitarbeitern deutlich zum Ausdruck bringen, dass seine Leistungen auf freiwilliger Basis erfolgen. Er will sich mithin nicht dahingehend rechtlich binden, die in der Vergangenheit gewährten Leistungen auch für die Zukunft zu garantieren. Der Vorbehalt kann vertraglich vereinbart werden oder durch einseitige Erklärung des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer erfolgen.

Die Rechtsprechung hat die Formulierung wie

Die Gewährung sonstiger Leistungen (z.B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder 13. Gehalt etc.) durch den Arbeitgeber erfolgt freiwillig und mit der Maßgabe, dass auch mit einer wiederholten Zahlung kein Rechtsanspruch für die Zukunft begründet wird.

für ausreichend erachtet (vgl. BAG 23. Oktober 2002 – 10 AZR 48/02; BAG 11. April 2000 – 9 AZR 255/99; BAG 12. Januar 2000 – 10 AZR 840/98).

b) Keine Regelmäßigkeit

Achtet der Arbeitgeber darauf, dass die von ihm gewährten Leistungen nicht regelmäßig erbracht werden, tritt keine betriebliche Übung ein.

An der Regelmäßigkeit der Leistung und damit auch an einer betrieblichen Übung fehlt es, wenn der Arbeitgeber – ohne arbeits- und tarifvertragliche Verpflichtung – lediglich in den Jahren 2015 und 2016 vorbehaltlos Weihnachtsgeld an seine Mitarbeiter auszahlt, im Jahr 2017 hingegen nicht.

Aber aufgepasst: Hätte der Arbeitgeber auch im Jahr 2017 vorbehaltlos Weihnachtsgeld ausgezahlt, dann wäre eine betriebliche Übung entstanden. Die von der Zahlung begünstigten Arbeitnehmer hätten dann ab dem vierten Jahr (2018) einen arbeitsrechtlichen Anspruch gegen ihren Arbeitgeber auf Zahlung von Weihnachtsgeld.

Bis vor einiger Zeit konn­te der Ar­beit­ge­ber ei­ne betriebliche Übung da­durch ver­hin­dern, dass er regelmäßige Zah­lun­gen in schwan­ken­der Höhe gewährte. Der Arbeitgeber zahlt beispielsweise an seine Mitarbeiter Urlaubsgeld für das Jahr 2014 in Höhe von EUR 500, für das Jahr 2015 EUR 400 und für das Jahr 2016 EUR 450.

Das BAG hat mit Urteil vom 1. Mai 2015 (Aktenzeichen: 10 AZR 266/14) diesem Verhalten einen Riegel vorgeschoben. Seitdem gilt, dass ei­ne Be­triebsübung auch bei Leistungen in schwankender Höhe ent­ste­hen kann.

c) Einstellung von neuen Arbeitnehmern

Eine für den Arbeitnehmer vorteilhafte betriebliche Übung kommt grundsätzlich auch neu eingestellten Mitarbeitern zugute.

Jedoch können neu eingestellte Arbeitnehmer durch arbeitsvertragliche Vereinbarung von den Vergünstigungen einer betrieblichen Übung ausgeschlossen werden, soweit dies sachlich gerechtfertigt ist.

d) Doppelte Schriftformklausel

Nach früherer Rechtslage war es möglich, durch sog. doppelte Schriftformklauseln eine betriebliche Übung zu verhindern. Hierzu ein Beispiel: „Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Die Aufhebung der Schriftformklausel bedarf ebenfalls der Schriftform.“ Seit der neueren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG Urteil vom 20. Mai 2008, Az. 9 AZR 382/07) hält kaum mehr eine doppelte Schriftformklausel einer richterlichen Überprüfung stand.

Will sich der Arbeitgeber wirksam von der Entstehung einer betrieblichen Übung schützen, empfiehlt sich, entweder im Vertrag ausdrücklich vorzusehen, dass es sich bei der Leistung des Arbeitgebers um eine freiwillige Leistung handelt, auf die selbst bei mehrmaliger Zahlung kein Anspruch besteht, oder bei jeder Einzelleistung einen entsprechenden Freiwilligkeitsvorbehalt zu erklären. Eine doppelte Schriftformklausel hilft dem Arbeitgeber nicht mehr weiter, um einen mündlich durch betriebliche Übung entstandenen Anspruch auszuschließen.

Enthält Ihr Arbeitsvertrag eine doppelte Schriftformklausel, fragen Sie Ihren Fachanwalt für Arbeitsrecht, ob sie wirksam ist.

4. Beseitigung einer betrieblichen Übung

Die durch die betriebliche Übung entstandenen Ansprüche werden Gegenstand des Arbeitsvertrages. Sie können wie folgt beseitigt oder abgeändert werden:

a) Widerruf

Der Arbeitgeber kann grundsätzlich nicht einseitig durch Widerruf die Betriebsübung für die Zukunft beseitigen.

Eine Ausnahme von diesem Grundsatz gilt, wenn sich der Arbeitgeber das Recht zum Widerruf der betrieblichen Übung in rechtmäßiger Weise vorbehalten hat (sogenannter Widerrufsvorbehalt). Auch der Widerruf selbst muss gerechtfertigt sein und kann gerichtlich vollständig überprüft werden.

b) Änderungskündigung oder Vertragsänderung

Der Arbeitgeber sollte zunächst versuchen, mit dem Arbeitnehmer ein Einvernehmen über die Beseitigung der Betriebsübung zu erzielen. Gelingt dies nicht, kann der Arbeitgeber gegenüber seinem Arbeitnehmer eine Änderungskündigung aussprechen und diesem ein neues Arbeitsangebot unter Ausschluss der bisherigen betrieblichen Übung anbieten. Die Änderungskündigung muss allerdings sozial gerechtfertigt sein.

c) Keine Beseitigung durch Betriebsvereinbarung

Eine einmal entstandene Betriebsübung kann auch nicht mit einer Betriebsvereinbarung beseitigt werden, da die aus einer betrieblichen Übung entstandenen Ansprüche zum Einzelvertrag gehören. Der Betriebsrat hat aber nicht die Befugnis, Einzelverträge zulasten von anderen Kollegen abzuändern. Nach dem sogenannten Günstigkeitsprinzip dürfen Be­triebs­ver­ein­ba­run­gen nur sol­che Re­ge­lun­gen ent­hal­ten, die im Ver­gleich zum Ein­zel­ar­beits­ver­trag für den Ar­beit­neh­mer güns­ti­ger sind.

5. Fazit

  • Die betriebliche Übung begründet Ansprüche des Arbeitnehmers gegenüber seinem Arbeitgeber.
  • Sie entsteht, wenn der Arbeitgeber eine bestimmte Verhaltensweise regelmäßig wiederholt, aus welcher der Arbeitnehmer schließen kann, diese Leistung bzw. Vergünstigung solle auf Dauer gewährt werden. Wann dies der Fall ist, ist anhand der Umstände des Einzelfalls zu bestimmen.
  • Die Entstehung einer betrieblichen Übung kann u.a. durch ausdrückliche Erklärung eines Freiwilligkeitsvorbehalts verhindert werden.
  • Eine bereits entstandene betriebliche Übung kann u.a. durch eine Vertragsänderung oder eine Änderungskündigung beendet werden.