1. Was fällt unter Weiterbildungskosten?
  2. Wann kann eine Rückzahlungsklausel vereinbart werden?
  3. Wann ist eine Rückzahlungsklausel wirksam?
  4. Folgen bei unwirksamer Rückzahlungsklausel
  5. Beispiel für wirksame Rückzahlungsklausel
  6. Fazit

1. Was fällt unter Weiterbildungskosten?

Unter die Weiterbildungskosten innerhalb eines Arbeitsverhältnisses fallen grundsätzlich alle Ausgaben, die ein Arbeitgeber übernimmt, um die berufliche Weiterentwicklung seiner Arbeitnehmer zu fördern.

Meist eingeschlossen sind davon die der Fortbildung dienenden

  • materiellen Fortbildungsmittel,
  • Reisekosten,
  • Verpflegung und
  • gegebenenfalls Übernachtung.

Arbeitnehmer werden für die Dauer der Weiterbildung zudem unter Fortzahlung der Vergütung von der Arbeit freigestellt.

Diese Fortbildungskosten umfassen regelmäßig unter anderem:

  • Schulungen
  • Seminare
  • Trainings
  • Zertifizierungen
  • Interne Fortbildungsprogramme
Beispiel 1: A arbeitet seit einem Jahr für das Start-Up-Unternehmen B und hat bereits zwei Schulungen einschließlich Reise- und Verpflegungskosten von seinem Arbeitgeber finanziert bekommen. Die Tage, die A während der Schulung bei der Arbeit fehlt, werden ihm nicht vom Gehalt abgezogen.

2. Wann kann eine Rückzahlungsklausel vereinbart werden?

Weiterbildungskosten stellen für Arbeitgeber einen hohen Kostenfaktor dar. Die Übernahme von Fortbildungskosten durch den Arbeitgeber erfolgt freiwillig und nicht alle Unternehmen übernehmen Weiterbildungskosten ihrer Arbeitnehmer.

Bei einer Kostenübernahme durch den Arbeitgeber wird hierzu regelmäßig eine vertragliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer geschlossen – entweder bereits im Arbeitsvertrag oder in einer anderweitigen Vereinbarung. Ohne eine ausdrückliche Vereinbarung kann der Arbeitgeber die Fortbildungskosten beim Ausscheiden des Arbeitnehmers auf keinen Fall zurückverlangen.

Diese sog. Rückzahlungsklauseln können jederzeit vor Durchführung der Weiterbildung vereinbart werden und unterliegen hohen Anforderungen. Eine Ausnahme stellen betriebliche Ausbildungsverhältnisse dar. Hier ist – zum Schutz der Auszubildenden – die Vereinbarung einer Rückzahlungsklausel gesetzlich verboten (§§ 12 ff. BBiG).

Arbeitgeber- und arbeitnehmerseitigen Interessen müssen dabei gegeneinander abgewogen werden und es muss insbesondere beim Arbeitnehmer ein angemessener Mehrwert durch die Fortbildung entstanden sein. Ein Mehrwert kann zum Beispiel darin bestehen, dass der Arbeitnehmer durch die Fortbildung eine attraktivere Position auf dem Arbeitsmarkt erreicht (zum Beispiel durch neue berufliche Qualifikationen).

Beispiel 2: Gleicher Sachverhalt wie in Beispiel 1. Während der letzten Schulung aber erhält A ein interessanteres Jobangebot und kündigt fristgerecht, um die neue Stelle schnell anzutreten.
 
B ist enttäuscht über die Kündigung und möchte die Schulungskosten in Höhe von 5.000 € von A zurückfordern. A ist unsicher, ob B Anspruch auf Rückerstattung der Schulungskosten hat und lässt seinen Arbeitsvertrag von einem Anwalt prüfen. Da keine Rückzahlungsklausel vereinbart wurde, hat A auch keinen Anspruch auf eine entsprechende Rückzahlung.

3. Wann ist eine Rückzahlungsklausel wirksam?

Da Rückzahlungsklauseln zum Beispiel im Arbeitsvertrag oftmals einseitig vom Arbeitgeber vorgeschlagen und nicht individuell ausgehandelt werden, unterliegen die Klauseln der rechtlichen Kontrolle für Allgemeine Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff. BGB). Um wirksam zu sein, müssen entsprechende Klauseln daher für die Arbeitnehmer unter anderem klar und verständlich formuliert sein und keine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers durch zu lange „Bindung“ an das Arbeitsverhältnis darstellen.

Dies liegt darin begründet, dass Rückzahlungsklauseln mit Bindungsfrist eine Art Bleibedruck beim Arbeitnehmer auslösen und somit sein Grundrecht auf die arbeitsplatzbezogene Berufswahlfreiheit nach Art. 12 GG eingeschränkt wird. Arbeitgeber vereinbaren in Rückzahlungsklauseln nämlich oftmals eine „Bindung“ des Arbeitnehmers an das Arbeitsverhältnis: Je länger der Arbeitnehmer nach Ende der Weiterbildung im Unternehmen tätig ist, desto geringer fällt die Rückzahlung im Falle einer Kündigung aus.

Liegen die Fortbildungskosten also beispielsweise bei 10.000 € und es wurde eine wirksame Bindungsdauer von 1 Jahr vereinbart, dann besteht die Pflicht zur Rückzahlung anfangs in vollem Umfang. Bis zum Ende der Bindungsfrist wird die Rückzahlungssumme immer geringer und liegt bspw. nach 6 Monaten nur noch bei 5.000 €.

Folgende Punkte sind Voraussetzung für eine wirksame Rückzahlungsklausel:

 Mit der Fortbildung muss der Arbeitnehmer eine angemessene Gegenleistung im Verhältnis zu der Rückzahlungsverpflichtung erhalten haben. Eine solche liegt in der Regel vor, wenn für den Arbeitnehmer durch die Weiterbildung beispielsweise durch das Erlernen neuer Fähigkeiten, Aktualisieren vorhandener Fähigkeiten, zusätzliche Qualifikationen oder eine Spezialisierung in einem bestimmten Fachgebiet, die Chancen auf dem Arbeitsmarkt verbessert werden. 

  • Keine unangemessene Bindungsdauer

In Bezug auf die Bindungsdauer des Arbeitnehmers hat die Rechtsprechung folgende Zeiträume für angemessen erachtet:

Infografik Bindungsdauer bei Rückzahlung von Fortbildungskosten

4. Folgen bei unwirksamer Rückzahlungsklausel

Die Rückzahlungsklauseln sind fehleranfällig und führen bei unwirksamer Vereinbarung dazu, dass die gesamte Klausel unwirksam wird. Der Arbeitgeber kann die Kosten vom Arbeitnehmer in diesem Fall nicht erstattet bekommen.

Folgende Punkte können die Unwirksamkeit der Klausel bewirken:

  • Arbeitgeberseitige Kündigung (zum Beispiel: betriebsbedingt oder personenbedingt).
  • Kündigungsgrund knüpft an Gründe an, die vom Arbeitnehmer nicht zu vertreten
  • Rückzahlungspflicht knüpft an jegliches Ausscheiden des Arbeitnehmers an und schließt beispielsweise eine Eigenkündigung des Arbeitnehmers wegen Krankheit aus.

Beispiel für unwirksame Klausel: In einem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts wurde entschieden, dass eine Rückzahlungsklausel unwirksam ist, „wenn sie auch Eigenkündigungen wegen einer unverschuldeten, dauerhaften Leistungsunfähigkeit erfasst“ (Urteil vom 01.03.2022 – 9 AZR 260/21).

Im zugrunde liegenden Fall ging es um die Rückzahlung von Fortbildungskosten einer Reha-Klinik (Arbeitgeber) gegen ein Altenpflegerin. Die Arbeitnehmerin kündigte nach einer 18-tägigen Fortbildung das Arbeitsverhältnis aus gesundheitlichen Gründen fristgerecht. Vertraglich war eine 6-monatige Bindungsfrist im Falle einer Eigenkündigung vereinbart. Die unwirksame Klausel hatte unverschuldete, wegen dauerhafter Leistungsunfähigkeit entstandene Eigenkündigungen nicht miteinbezogen.

5. Beispiel für wirksame Rückzahlungsklausel

Nachfolgend ein Beispiel für eine wirksame Rückzahlungsklausel:

Hat [Name des Unternehmens] unter Fortzahlung der Bezüge die vollen Weiterbildungskosten übernommen, so ist der Arbeitnehmer zur Rückzahlung der Bezüge und der Weiterbildungskosten verpflichtet, wenn er das Arbeitsverhältnis aus einem nicht von dem Arbeitgeber zu vertretenden Grund kündigt oder wenn es seitens des Arbeitgebers aus einem vom Arbeitnehmer zu vertretenden Grund gekündigt wird. Für je einen Monat der Beschäftigung nach dem Ende der Weiterbildungskurs werden [Betrag] des gesamten Rückzahlungsbetrages erlassen.

6. Fazit

  • Weiterbildungskosten können vom Arbeitgeber nicht ohne weiteres zurückverlangt werden. Es bedarf dafür vielmehr einer sog. Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag oder einer sonstigen Vereinbarung.
  • Jegliche Vereinbarung muss vor Beginn der Fortbildung geschlossen werden.
  • In Rückzahlungsklauseln kann eine Art „Bindung“ des Arbeitnehmers an das Unternehmen vereinbart werden. Je früher er das Unternehmen nach der Weiterbildung verlässt, desto höher sind die ggfs. zu erstattenden Kosten. Nach Ablauf der Bindungsdauer besteht keine Rückzahlungspflicht mehr.
  • Rückzahlungsklauseln sind fehleranfällig, der Wortlaut und die Bindungsdauer sollte daher sorgfältig überprüft werden.