Anforderungen an die Form einer wirksamen Kündigung im Arbeitsrecht

In Zusammenhang mit einer Kündigung treten nicht selten Probleme oder Konflikte auf. Vielfach stellt sich daher die Frage, welche Anforderungen an die Form einer arbeitsrechtliche Kündigung gestellt werden (müssen). In diesem Artikel sollen sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer die grundlegenden Erfordernisse zum Gelingen einer wirksamen Kündigung erläutert werden.

1. Wie muss gekündigt werden?

Gerade in unserer schnelllebigen und technisch geprägten Welt ist die Kündigung im Handumdrehen per E-Mail oder gar WhatsApp verschickt. Wer sichergehen will, verschickt die Kündigung lieber per Faxgerät. Doch sind diese Kündigungen tatsächlich auch wirksam?

Zentrale Vorschrift ist in diesem Fall § 130 I BGB, der den Zugang von Willenserklärungen unter Abwesenden regelt (das heißt den Zugang an Personen, die einem nicht unmittelbar gegenüberstehen). Daneben ist vor allem § 623 BGB von Relevanz (Schriftform der Kündigung):

Gemeint ist die Schriftform im Sinne des § 126 BGB. Nach dieser Gesetzesvorschrift muss die Kündigung vom Aussteller eigenhändig unterschrieben werden (oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden). Zwar kann im gesetzlichen Normalfall die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, bei der eine qualifizierte elektronische Signatur vorausgesetzt wird; Das gilt allerdings nur, wenn das Gesetz keine Ausnahme hierzu normiert.

Interessant ist daher vor allem der zweite Halbsatz von § 623 BGB:

Allein die eigenhändige Unterschrift genügt also den Anforderungen der Schriftform. Anderweitige, von den gesetzlichen Vorschriften abweichende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder den Betriebsvereinbarungen, sind unwirksam.

Nicht nur die Kündigung per E-Mail ist damit ausgeschlossen, sondern auch die Kündigung per Fax und erst recht die Kündigung per WhatsApp genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht.

2. Was passiert bei Nichteinhaltung der Schriftform?

Arbeitgeber bzw. Arbeitnehmer sind verpflichtet, für den Zugang einer schriftlichen Kündigungserklärung zu sorgen. Geht die Kündigung nicht schriftlich zu, ist sie nach § 125 BGB formnichtig, das heißt schlicht unwirksam. In diesem Fall besteht das Arbeitsverhältnis nach wie vor fort und die Kündigung wird als gegenstandslos erachtet.

Bei einer Missachtung der Schriftform durch den Arbeitgeber ist der Arbeitnehmer nicht an die im Normalfall zu beachtende dreiwöchige Klagefrist des § 4 S. 1 KSchG gebunden.  Diese dreiwöchige Frist gilt nämlich ausschließlich für „schriftliche Kündigungen“. Ist die Kündigung nicht schriftlich erfolgt, kann auch keine Frist in Gang gesetzt und damit versäumt werden.

3. Kann ich die Kündigung an eine Bedingung knüpfen?

Nicht nur das Privatleben des Arbeitnehmers unterliegt stetigen Veränderungen, sondern auch in Unternehmen sind regelmäßig Entscheidungen zu treffen. Dadurch variiert nicht nur die notwendige Zahl an Arbeitnehmern, sondern auch die notwendigen fachlichen Qualifikationen von Zeit zu Zeit. Manchmal kann es deshalb praktisch sein, die Kündigung an eine Bedingung zu knüpfen.

Solche Kündigungen sind unwirksam. Eine Kündigung darf nicht an eine Bedingung geknüpft werden. Der Grund dafür liegt im Grundsatz der Rechtssicherheit. Im Rechtsverkehr muss immer Klarheit herrschen. In jedem Falle gilt dieser juristische Grundsatz der Bedingungsfeindlichkeit, wenn der Empfänger auf den Bedingungseintritt keinen Einfluss hat. Anders ist dies bei der Änderungskündigung zu beurteilen, bei der der Arbeitnehmer auf die Entscheidung tatsächlich Einfluss nehmen kann.

4. Stellvertretung bei der Kündigungserklärung (ppa., i.V., i.A.)

In vielen großen Unternehmen ist es aufgrund der hohen Mitarbeiterzahl schlichtweg unmöglich, den Chef alle Kündigungen persönlich aussprechen zu lassen, da dieser gar nicht über die notwendigen zeitlichen Kapazitäten verfügt. Daher kann die Kündigung durch einen Stellvertreter ausgesprochen werden, also eine Person, die die sog. Vertretungsmacht innehat. Diese wird in der Regel durch die Zusätze ppa. oder i.V. vor der Unterschrift des Ausstellers des Kündigungsschreibens kenntlich gemacht. Das ebenfalls gängige Kürzel i.A. genügt hingegen alleine nicht für den wirksamen Ausspruch einer Kündigung.

Grundsätzlich gilt in allen Fällen der Vertretung, dass die gesetzliche Regelung aus § 174 BGB zu beachten ist. Danach ist die Kündigung unwirksam, wenn der Bevollmächtigte dem Gekündigten Arbeitnehmer keine Vollmachtsurkunde vorlegt (eine beglaubigte Kopie reicht nicht aus) und der Gekündigte die Kündigung aus genau diesem Grund unverzüglich zurückweist.

Eine Zurückweisung der Kündigung durch den gekündigten Arbeitnehmer bei fehlender Vorlage der Vollmachtsurkunde ist nicht möglich, wenn er über die Bevollmächtigung ausdrücklich informiert wurde oder sich diese Bevollmächtigung schlüssig aus den Umständen ergibt.

Schlüssig zu erkennen ist beispielsweise im Normalfall, dass der Personalleiter für die Kündigung bevollmächtigt wurde, da diese Position üblicherweise mit der Anfertigung von Kündigungen einhergeht. Er kann i.d.R. wirksam mit i.V. unterschreiben. Ebenfalls ist es laut Rechtsprechung ausreichend, wenn die Bevollmächtigung auf dem schwarzen Brett, im Intranet oder in den Geschäftsverteilungsplan aufgenommen und dieser veröffentlicht wurde. Die Mitteilung „der Inhaber der Position X in unserem Unternehmen ist bevollmächtigt, Kündigungen auszusprechen“ ist zu unbestimmt und deshalb wiederum nicht ausreichend.

Unterzeichnet ein Prokurist (ppa.) die Kündigung, wird regelmäßig auch von einer Kündigungsberechtigung auszugehen sein.

5. Muss die Kündigung begründet werden?

Falls die Begründung verlangt wird, ist diese bei der fristlosen Kündigung verpflichtend schriftlich und unverzüglich nachzureichen.

Eine Ausnahme gilt – so entschied das Bundesarbeitsgericht am 25.10.2012 – wenn die betroffenen Parteien einzelvertraglich vereinbart haben, dass für eine wirksame Kündigung eine Begründung notwendig ist. In diesem Fall ist zu entscheiden, ob die Vereinbarung lediglich Transparenz bzgl. des Kündigungsgrundes schaffen soll, d.h. keine Wirksamkeitsvoraussetzung für die Kündigung sein soll, oder aber ob die Begründung tatsächlich Wirksamkeitsvoraussetzung sein soll.

Eine weitere Ausnahme besteht im Zusammenhang mit Ausbildungsverhältnissen: Für Azubis gilt ein besonderer Kündigungsschutz, wonach bei der Kündigung außerhalb der Probezeit der Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben angegeben werden muss. Andernfalls ist die Kündigung unwirksam.

6. Anhörung des Betriebsrats vor Ausspruch der Kündigung

Kündigt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, ist außerdem an die Pflicht zur Betriebsratsanhörung zu denken. Nach § 102 BetrVG ist der Betriebsrat vor jeder Kündigung anzuhören. Dabei kommt es weder auf die Anwendbarkeit des Kündigungsschutzgesetzes, des bestehenden Arbeitsverhältnisses, noch auf die Art der Kündigung (ordentlich, außerordentlich, Änderungskündigung usw.) an.

Einzige Ausnahme ist die Kündigung eines leitenden Angestellten, da das Betriebsverfassungsgesetz in seiner Gesamtheit gar nicht auf leitende Angestellte anzuwenden ist.

7. Zu beachtende Fristen

Grundsätzlich können Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen und zwar unabhängig davon, ob der Fünfzehnte oder das Monatsende auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag fallen. Besteht das Arbeitsverhältnis länger als zwei Jahre, verlängern sich auch die Kündigungsfristen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer. Sie reichen von einem Monat – bei einem seit zwei Jahren bestehenden Arbeitsverhältnis – bis zu sieben Monaten – bei einem seit mindestens zwanzig Jahren bestehendem Arbeitsverhältnis.

Eine Auflistung dieser Kündigungsfristen nach jeweiliger Betriebszugehörigkeit findet sich in o.g. § 622 Abs. 2 BGB. Zwar stößt man im Gesetz auf den Hinweis, dass diese Betriebszugehörigkeit erst ab Vollendung von 25 Jahren gezählt wird, diese Einschränkung ist nach Entscheidung des Europäischen Gerichtshofes allerdings wegen Diskriminierung und Verstoßes gegen das EU-Recht nicht mehr anzuwenden.

Immer zu beachten sind davon abweichende Kündigungsfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag. Sowohl kürzere als auch längere Kündigungsfristen sind tarifvertraglich regelbar.

Die einzelvertraglichen Regelungen im Arbeitsvertrag dürfen die gesetzlichen Kündigungsfristen – von gesetzlich normierten Ausnahmefällen abgesehen – nicht unterschreiten bzw. den Arbeitnehmer nicht benachteiligen. Es kann jedoch vereinbart werden, dass die für den Arbeitgeber geltenden längeren Kündigungsfristen des § 622 Absatz 2 BGB gleichermaßen für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer gelten sollen.

Der Ausspruch von außerordentlichen Kündigungen ist regelmäßig nur innerhalb von zwei Wochen nach Kenntniserlangung der zur Kündigung berechtigenden Tatsachen möglich, § 626 Abs. 1 BGB. Ausnahmen können gelten, wenn das für die Kündigung maßgebliche Fehlverhalten des Arbeitnehmers andauert z.B. bei unentschuldigtem Fernbleiben der Arbeit.