Die Abmahnung ist im Arbeitsverhältnis für beide Seiten oft ein unangenehmes Thema. Während sich Arbeitgebern die Frage stellt, wie sie angemessen mit dem Fehlverhalten von Mitarbeitern umgehen sollen, entsteht auf Seiten der Arbeitnehmer bei einer Abmahnung regelmäßig Unsicherheit und die Angst vor dem Jobverlust.

Wie man sich als Betroffener im Falle einer Abmahnung am besten verhält, hängt maßgeblich davon ab, ob die Abmahnung wirksam ergangen ist oder ob sie unter formellen oder inhaltlichen Fehlern leidet.
Wir erklären deshalb, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine arbeitsrechtliche Abmahnung Wirksamkeit entfaltet.

  1. Funktion der Abmahnung
  2. Voraussetzungen für die Wirksamkeit der Abmahnung
  3. Fristen

1. Funktion der Abmahnung

Die Abmahnung erfüllt im Arbeitsrecht im Wesentlichen zwei Funktionen. Zum einen soll dem Arbeitnehmer auf diese Weise ein etwaiges Fehlverhalten deutlich gemacht werden. Aufgrund dieser Rügefunktion muss der Mitarbeiter der Abmahnung auch eindeutig entnehmen können, worin der Grund für die Abmahnung liegt, sodass er sein Verhalten oder seine Arbeitsweise dementsprechend anpassen kann.
Zum anderen erfüllt die Abmahnung aber auch eine Warnfunktion: Der Arbeitgeber behält sich dadurch weitergehende Konsequenzen vor und macht dem betreffenden Mitarbeiter deutlich, welche Folgen ein unverändertes Verhalten für ihn haben könnte.
Die Abmahnung stellt damit das mildere Mittel im Verhältnis zur Kündigung dar und ist für den Arbeitgeber eine Handlungsmöglichkeit im Falle einer Pflichtverletzung durch den Arbeitnehmer. Aus verhaltensbedingten Gründen kann er – außer in einigen Ausnahmefällen – nur dann kündigen, wenn zuvor mindestens eine, regelmäßig sogar mehrere erforderliche Abmahnungen wegen genau desselben Pflichtverstoßes ergangen sind. Es sei denn, die Pflichtverletzung wiegt so schwer, dass sie eine sofortige außerordentliche Kündigung rechtfertigt.

2. Voraussetzungen für die Wirksamkeit einer Abmahnung

Inhaltliche Anforderungen

Um die Rüge- und Warnfunktion auch entsprechend erfüllen zu können, muss die Abmahnung deutlich machen, worin genau das Fehlverhalten des Mitarbeiters liegt.
Nur allgemeine, pauschale Formulierungen (wie etwa „häufiges Zuspätkommen“) reichen hierfür nicht aus.
Es muss vielmehr die konkrete Pflichtverletzung des Arbeitnehmers an Tag X benannt werden.
Grundsätzlich ist es auch möglich, verschiedene Pflichtverstöße in einer Abmahnung zusammenzufassen. Der Arbeitgeber sollte sich dabei jedoch darüber im Klaren sein, dass bei der Unwirksamkeit auch nur eines Vorwurfs letztlich die ganze Abmahnung unwirksam ist.
Darüber hinaus müssen auch die arbeitsrechtlichen Konsequenzen, die dem Arbeitnehmer drohen, konkret genannt werden.
Man sollte also nicht aus Rücksicht davor zurückschrecken, dem Mitarbeiter die Kündigung in Aussicht zu stellen, sollte er sein Verhalten nicht ändern. Andernfalls handelt es sich um eine bloße Ermahnung, die anschließend nicht zur Kündigung berechtigt.
Ob es sich bei dem abgemahnten Verhalten tatsächlich um einen Pflichtverstoß im Arbeitsverhältnis handelt, stellt sich von Fall zu Fall unterschiedlich dar.
Es ist deshalb ratsam, sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu wenden. Dieser hat regelmäßig Erfahrung in der Frage, ob ein konkretes Verhalten tatsächlich abgemahnt werden kann oder ob dies beispielsweise unverhältnismäßig und damit unwirksam wäre.

Formvorschriften

Besondere Formvorschriften gibt es für die Abmahnung, die gesetzlich auch gar nicht geregelt ist, dagegen nicht. Sie kann dementsprechend auch nur mündlich ausgesprochen werden und damit wirksam sein.
Es liegt allerdings auf der Hand, dass eine schriftlich ergangene Abmahnung eine deutlich größere Beweisfunktion hat, was in einem etwaigen späteren Kündigungsschutzprozess beiden Seiten zugute kommen kann.

Zugang beim Arbeitnehmer

Wirksam wird eine Abmahnung erst, wenn sie dem Arbeitnehmer zugegangen ist. Dies ist dann der Fall, wenn der Betroffene Kenntnis von dem Schreiben erlangt hat. Konkret bedeutet dies, dass eine mündlich ausgesprochene Abmahnung gegenüber dem Mitarbeiter sofort Wirksamkeit entfaltet.
Eine schriftliche Abmahnung, die per Post zugestellt wird, wird mit dem Einwurf in den Briefkasten wirksam, da sie dadurch in den persönlichen Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt ist und der Arbeitgeber damit rechnen darf, dass der Mitarbeiter seine Post regelmäßig überprüft. Es empfiehlt sich deshalb besonders, die Abmahnung per Boten oder per Einwurfeinschreiben zu schicken, so dass der Postbote den Einwurf in den Briefkasten genau dokumentiert.
Zum persönlichen Machtbereich des Arbeitnehmers zählt nach allgemeiner Auffassung auch dessen Schreibtisch. Die Kündigung gelangt daneben auch in den Machtbereich des Arbeitnehmers, wenn sie dessen sogenannten Empfangsboten übergeben wird. Neben für den Arbeitnehmer angestellten Personen (z.B. dessen Sekretärin) gelten auch Personen, die mit ihm zusammen in einem Haushalt leben als Empfangsboten, insbesondere der Ehegatte. Der Zugang des Kündigungsschreibens ist sogar auch dann gegeben, wenn es dem Ehegatten des Arbeitnehmers außerhalb der gemeinschaftlichen Wohnung übergeben wird. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber nach den gewöhnlichen Umständen damit rechnen darf, dass das Schreiben nach der Rückkehr in die Wohnung übergeben wird. (BAG 09.06.2011, 6 AZR 687/09)

3. Fristen

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, für die Erteilung einer Abmahnung nur wenig Zeit zu haben. Tatsächlich bestehen aber gar keine Fristen, die eingehalten werden müssen.
Das bedeutet, dass auch länger zurückliegende Pflichtverstöße noch nachträglich abgemahnt werden können.
Mit der Abmahnung muss außerdem auch keine Frist gesetzt werden, innerhalb derer der Arbeitnehmer sein Verhalten ändern muss. Zweck der Abmahnung soll es sein, dass der Arbeitnehmer die beanstandete Pflichtverletzung in Zukunft generell nicht wiederholt. Einer gesonderten Fristsetzung bedarf es deshalb nicht.
Wartet der Arbeitgeber allerdings zu lange zu, können Zweifel an der Ernsthaftigkeit seiner Abmahnung bzw. daran aufkommen, dass er den abgemahnten Verstoß als derart schwerwiegend betrachtet, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet sein könnte.

Sonstige Wirksamkeitsvoraussetzungen

Auch für die Wirkungsdauer einer Abmahnung bestehen keine generellen Regelungen oder Fristen. Allgemein wird von einer Dauer von etwa zwei Jahren ausgegangen, was jedoch auch von der Schwere des Pflichtverstoßes abhängig ist.

Zur Abmahnung berechtigt sind nicht nur Personen, die auch eine Kündigung aussprechen können, sondern grundsätzlich jeder, der dem betroffenen Mitarbeiter gegenüber eine Weisungsbefugnis besitzt.

Eine Abmahnung aussprechen kann im Übrigen auch der Arbeitnehmer, sollte sich sein Arbeitgeber vertragswidrig verhalten. Dies kommt zum Beispiel in Betracht, wenn der Arbeitgeber ausstehende Lohnzahlungen nicht leistet und der Arbeitnehmer deshalb fristlos kündigen möchte.

Nachdem Sie die Wirksamkeit Ihrer Abmahnung festgestellt haben, können Sie im nächsten Schritt überlegen, ob und wie Sie gegen die Abmahnung vorgehen möchten. Welche Möglichkeiten Ihnen dazu gegeben sind, können Sie in unserem Artikel „Abmahnung – der direkte Weg zur Kündigung?“ nachlesen.