1. Was ist eine Abmahnung?
  2. Wann ist eine Abmahnung unwirksam?
  3. Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung?
  4. Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?
  5. Ist eine Kündigung ohne Abmahnung möglich?
  6. Wie können Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen?
  7. Fazit

1. Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung hat erstmal keine unmittelbaren Folgen. Sie ist lediglich eine Aufforderung an den Arbeitnehmer, sich an seine Pflichten zu halten. Zugleich wird er gewarnt, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht.

Konkrete negative Wirkungen hat die Abmahnung erst, wenn der Arbeitnehmer erneut gegen dieselben Pflichten verstößt. Ihm kann deutlich leichter verhaltensbedingt gekündigt werden.

Daraus folgt also auch etwas Gutes: Der Arbeitgeber gibt mit der Abmahnung zu erkennen, dass er nicht unmittelbar kündigen wird. Hätte der Arbeitgeber eigentlich gleich kündigen dürfen, spricht er aber eine Abmahnung aus, ist ihm die Kündigung erst einmal versperrt. Es muss zunächst zu einem erneuten Fehlverhalten kommen.

Völlig wirkungslos bleibt die Abmahnung aber auch ohne spätere Kündigung nicht: Als Bestandteil der Personalakte wird sie gelegentlich auch bei Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder beim Arbeitszeugnis (negativ) berücksichtigt.

Eine Abmahnung kommt übrigens nur in Betracht, wenn es um ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers geht. Das gilt sowohl vor einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung als auch vor der außerordentlichen Kündigung.

Vor einer personen- oder betriebsbedingten Kündigung muss keine Abmahnungen ausgesprochen werden:

  • Personenbedingt ist eine Kündigung, wenn der Grund in einer Eigenschaft des Arbeitnehmers liegt (z.B. dauerhafte Krankheit).
  • Betriebsbedingt ist eine Kündigung, wenn der Grund in der wirtschaftlichen Situation (z.B. schlechte Auftragslage, Umstrukturierung) des Betriebs liegt.

2. Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Der Arbeitgeber kann sich im Falle einer späteren Kündigung nur auf wirksame Abmahnungen berufen. Häufig werden in Zusammenhang mit arbeitsrechtlichen Abmahnungen aber Fehler begangen. Für Arbeitnehmer lohnt es sich daher, zweimal hinzusehen.

Für die Wirksamkeit einer Abmahnung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Der Pflichtverstoß des Arbeitnehmers muss konkret bezeichnet sein (Hinweisfunktion). Der Arbeitgeber muss also genau mitteilen, welches Verhalten er abmahnen will. Dieser Punkt ist besonders wichtig. Der Arbeitnehmer muss den Verstoß nachvollziehen können. Nur so hat er schließlich die Möglichkeit, sein Verhalten zu ändern.
  2. Das gerügte Verhalten muss ausdrücklich gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen (Ermahnfunktion). Der Arbeitnehmer ist dazu aufzufordern, sich vertragsgemäß zu verhalten.
    Beispiel: Verweigert der Arbeitnehmer die Ausführung einer Tätigkeit, so verstößt er dann NICHT gegen seine vertraglichen Pflichten, wenn diese Tätigkeit gar nicht von seinem Arbeitsvertrag umfasst ist (z.B. Kaufmännischer Mitarbeiter soll Auslieferungsfahrt übernehmen und weigert sich).
  3. Schließlich muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer weitere Konsequenzeninsbesondere die Kündigungandrohen, sofern es zu einem wiederholten Verstoß kommen sollte (Warnfunktion).
  4. Der Arbeitgeber sollte auch nicht allzu lange warten. Vermittelt er den Eindruck, dass er nicht mehr abmahnen wird, verwirkt er damit sein Recht auf Abmahnung. Dies wurde z.B. für einen Fall entschieden, in dem zwischen Pflichtverletzung und Abmahnung ein ganzes Jahr lag. Kürzere Zeiträume führen zwar nicht immer gleich zur Unwirksamkeit der Abmahnung; allerdings lässt die Wirkung der Abmahnung im Laufe der Zeit nach. Umso größer die Zeitspanne, desto eher muss ist eine erneute Abmahnung als Voraussetzung für eine anschließende Kündigung erforderlich.
Übrigens: Die Abmahnung muss nicht schriftlich ausgesprochen werden, um wirksam zu sein. Arbeitgeber sollten mündliche Abmahnungen aber vermeiden. Es empfiehlt sich zudem, den Arbeitnehmer um eine Empfangsbestätigung zu bitten. Dies erleichtert später vor Gericht die Beweisführung.

3. Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung?

Droht der Arbeitgeber keine Kündigung an, kann es sich um eine bloße Ermahnung handeln. Damit fordert der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nur auf, sein Verhalten zu ändern. Sanktionen werden nicht angedroht. Die Ermahnung berechtigt – anders als die Abmahnung – später nicht zur Kündigung.

Beispiel: Der Arbeitgeber teilt schriftlich mit, dass der Arbeitnehmer wiederholt zu spät zur Arbeit erschienen ist. Er fordert dazu auf, von nun an pünktlich zu erscheinen. Solange hier jedoch keine weiteren Konsequenzen angedroht werden, handelt es sich um eine bloße Ermahnung.

4. Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Wie oft der Arbeitnehmer vor einer verhaltensbedingten Kündigung abgemahnt werden muss, lässt sich nicht pauschal beantworten. Hier kommt es stets auf den Einzelfall an. Allerdings gibt es ein paar Regeln, an die sich der Arbeitgeber halten muss:

Die Schwere des Fehlverhaltens

Grundsätzlich gilt: Je schwerer das Fehlverhalten, desto weniger Abmahnungen müssen erfolgen. Bei besonders schwerwiegendem Fehlverhalten ist unter Umständen sogar gar keine Abmahnung notwendig.

Die weit verbreitete Annahme, es müssten stets drei Abmahnungen aus demselben Grund ausgesprochen werden, stimmt also nicht.

Beispiele, in denen der Arbeitgeber grundsätzlich mindestens einmal abmahnen muss:

Unpünktlichkeit ist ein klassischer Fall, in dem häufiger als einmal abzumahnen ist. Handelt es sich jeweils nur um wenige Minuten, sind sogar meist mehr als drei Abmahnungen erforderlich. Eine einzelne Abmahnung kann ausnahmsweise genügen, wenn der Arbeitnehmer jeweils mehrere Stunden zu spät kommt.

Dasselbe gilt für Arbeitsfehler. Einzelne Unachtsamkeiten passieren jedem. Erst wenn der Arbeitgeber sie einige Male abgemahnt hat, wird ein Muster erkennbar. Dann ist eine Kündigung wegen Schlechtleistung denkbar.

Die Gleichartigkeit der Verstöße

Selbst nach einer oder mehreren Abmahnungen führt nicht jeder weitere Fehltritt des Arbeitnehmers zur Entlassung. Die Abmahnung kann nur eine Kündigung vorbereiten, die wegen desselben oder eines ähnlichen Pflichtverstoßes ausgesprochen wird.

Grund hierfür ist der bereits oben angesprochene Zweck der Abmahnung. Sie soll dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, sein Verhalten zu ändern. Nutzt er diese Möglichkeit und begeht denselben Pflichtverstoß nicht noch einmal, so darf ihm auch nicht gekündigt werden.

Beispiel: Der Arbeitnehmer kommt zu spät und wird deshalb abgemahnt. Danach unterläuft ihm ein Arbeitsfehler, weil er unachtsam mit einer Maschine umgegangen ist. Dieses zweite Fehlverhalten kann nicht zur Kündigung führen, da er diesbezüglich vorher noch nicht abgemahnt wurde. Dem Arbeitnehmer muss im Hinblick auf jeden einzelnen Pflichtenverstoß (mindestens) eine zweite Chance gegeben werden. Im Beispiel müsste der Arbeitgeber also noch einmal abmahnen. Diesmal wegen des Arbeitsfehlers.

An dieses Kriterium sind allerdings auch nicht zu strenge Anforderungen zu stellen. Es genügt, dass die Pflichtverstöße gleichartig sind.

Beispiel: Kommt der Arbeitnehmer häufig zu spät und führt er während der Arbeitszeit lange private Telefonate, wird der Richter zwei gleichartige Verstöße annehmen. Beide Male nimmt der Arbeitnehmer es mit der Arbeitszeit nicht so genau.

5. Ist eine Kündigung ohne Abmahnung möglich?

Wie eingangs erwähnt ist nur vor einer verhaltensbedingten Kündigung eine Abmahnung erforderlich. Für eine betriebs- und personenbedingte Kündigung muss der Arbeitgeber nicht zuvor abmahnen.

In Ausnahmefällen gilt dieser Grundsatz aber sogar vor einer verhaltensbedingten Kündigung:

Schwere Verstöße

Insbesondere bei besonders schweren Verstößen kommt eine Kündigung auch ohne Abmahnung in Betracht.

Beispiele:

  • Straftaten am Arbeitsplatz (insb. Diebstahl)
  • Betrug gegenüber dem Arbeitgeber
  • Massive Beleidigung des Arbeitgebers
  • Der Arbeitnehmer macht Urlaub, ohne eine Genehmigung erhalten zu haben
  • Angabe von Arbeitszeiten, die tatsächlich nicht erbracht wurden (Arbeitszeitbetrug)

Abmahnung verspricht keinen Erfolg

Der Arbeitgeber muss außerdem nicht abmahnen, wenn diese Maßnahme keinerlei Erfolg verspricht. Äußert der Arbeitnehmer im Vorfeld (z.B. gegenüber Arbeitskollegen), er werde sein Fehlverhalten in jedem Fall fortsetzen, so bedarf es keiner (weiteren) Abmahnung durch den Arbeitgeber.

Probezeit

Innerhalb der ersten sechs Monate nach Beginn des Arbeitsverhältnisses greift das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) noch nicht (§ 1 Abs. 1 KSchG). In der Probezeit kann der Arbeitgeber unter erleichterten Bedingungen kündigen. Insbesondere muss er keine vorherige Abmahnung aussprechen.

Kleinbetriebe

Einer Abmahnung bedarf es ebenfalls nicht in kleinen Betrieben mit zehn oder weniger Mitarbeitern. Bei der Bestimmung der Mitarbeiterzahl zählen Mitarbeiter mit bis zu 30 Wochenstunden als 0,75, Mitarbeiter mit bis zu 20 Wochenstunden als 0,5.

Verdachtskündigung

Bei einer Verdachtskündigung kann ein Fehlverhalten zwar nicht nachgewiesen werden, dieses ist mutmaßlich aber so gravierend, dass schon der Verdacht zur Kündigung berechtigt. Dies ist ein seltener Ausnahmefall. Ohnehin geht es meist um Vorwürfe, die schon wegen ihrer Schwere eine Abmahnung entbehrlich machen.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

6. Wie können Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen?

Ist die Abmahnung bloß wegen formaler Fehler unwirksam, sollten Arbeitnehmer sich gar nicht erst wehren. Sonst würde der Arbeitgeber auf den Fehler aufmerksam und könnte ihn leicht korrigieren. Diese Möglichkeit hat er nicht mehr, wenn ihm die Unwirksamkeit erst in einem späteren Kündigungsprozess auffällt.

Beispiele für bloß formale Fehler:

  • Eine Person, die dem Arbeitnehmer gegenüber nicht weisungsbefugt ist, hat die Abmahnung ausgesprochen (z.B. Leiter einer anderen Abteilung).
  • Konsequenzen wurden nicht angekündigt (bloße Ermahnung).

Für alle anderen Fälle gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, gegen eine unzulässige Abmahnung vorzugehen. Jede Maßnahme hat gewisse Vor- und Nachteile.

Gegendarstellung

Die Gegendarstellung nach § 83 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist die kostengünstigste und einfachste Möglichkeit, um gegen eine unberechtigte Abmahnung vorzugehen. Arbeitnehmer haben bei einer Abmahnung das Recht, dass eine Gegendarstellung in ihre Personalakte aufgenommen wird. Dort beschreiben sie, weshalb die Abmahnung aus ihrer Sicht ungerechtfertigt war. Es können sogar bereits Beweise angeboten werden. Diese Gegendarstellung wird dann im Falle eines späteren Rechtsstreits vom Gericht berücksichtigt. Es kann einen deutlichen (psychologischen) Unterschied machen, wenn eine Abmahnung nicht unwidersprochen in der Personalakte liegt. Ihr Negativeindruck reduziert sich, wenn gleich nach dem Vorfall eine stichhaltige Gegendarstellung beigefügt wird.

Beschwerde

Als zweite Möglichkeit können Arbeitnehmer gegen eine unberechtigte Abmahnung gemäß § 84 Abs. 1 BetrVG Beschwerde beim Betriebsrat erheben. Hält dieser die Beschwerde für angebracht, so wird er gegenüber dem Arbeitgeber auf eine Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte hinwirken (vgl. § 85 Abs. 1 BetrVG). Wie erfolgsversprechend dieses Vorgehen ist, hängt maßgeblich vom Verhältnis des Betriebsrats zum Arbeitgeber ab. Arbeitnehmern darf aus dem Gebrauch ihres Beschwerderechts keine Nachteile entstehen.

Klage

Die mit dem höchsten Kostenrisiko verbundene Möglichkeit ist die Klage vor dem zuständigen Arbeitsgericht. Das Gericht hebt die Abmahnung auf, wenn sie tatsächlich unrechtmäßig war. Dies führt dazu, dass der Arbeitgeber die zu Unrecht erteilte Abmahnung aus der Personalakte entfernen muss. Der Vorteil hiervon ist, dass Rechtssicherheit eintritt. Der Arbeitnehmer kann sich also sicher sein, dass die Abmahnung für alle Ewigkeit aus seiner Personalakte verschwindet. Stellt das Gericht allerdings die Rechtmäßigkeit der Abmahnung fest, so erhält sie ein umso stärkeres Gewicht. Ob die Klage sinnvoll ist, sollte vorher ein Anwalt für Arbeitsrecht entscheiden. In vielen Fällen genügt es, die Abmahnung erst in einer evtl. Kündigungsschutzklage gerichtlich anzuzweifeln.

7. Fazit

  • Eine Abmahnung ist nur vor einer verhaltensbedingten Kündigung erforderlich, nicht aber vor einer personen- oder einer betriebsbedingten Kündigung.
  • Nur formal einwandfreie Abmahnungen können eine Kündigung rechtfertigen. Arbeitgeber machen allerdings häufig Fehler.
  • Wie viele Abmahnungen vor einer Kündigung erforderlich sind, ist stets eine Frage des Einzelfalls. Entscheidend ist insbesondere die Schwere des Fehlverhaltens. Häufig genügt bereits eine Abmahnung.
  • In Ausnahmefällen kann auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden.
  • Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie sich Arbeitnehmer erfolgreich gegen Abmahnungen wehren können. Meist bietet sich die Gegendarstellung an.