1. Was ist eine Abmahnung und welche Funktion hat sie?
  2. Welche Gründe berechtigen zur Abmahnung?
  3. Formale Voraussetzungen für die Wirksamkeit der Abmahnung
  4. Fristen für die Abmahnung
  5. Wie sollte sich ein Arbeitnehmer nach einer Abmahnung verhalten?
  6. Fazit
  7. Häufige Fragen

1. Was ist eine Abmahnung und welche Funktion hat sie?

Eine Abmahnung ist eine förmliche Rüge des Arbeitgebers, wenn der Arbeitnehmer Pflichten verletzt hat (bzw. der Arbeitgeber dieser Auffassung ist). Anders als nach einer Kündigung besteht das Arbeitsverhältnis nach einer Abmahnung unverändert fort.

Die Abmahnung erfüllt im Arbeitsrecht im Wesentlichen drei Funktionen:

  1. Dem Arbeitnehmer soll auf diese Weise ein etwaiges Fehlverhalten deutlich gemacht werden. Aufgrund dieser Rügefunktion muss der Mitarbeiter der Abmahnung auch eindeutig den Grund der Abmahnung entnehmen können.
  2. Ziel der Abmahnung ist zudem, dass der Arbeitnehmer sich künftig an die Regeln hält. Man spricht von der Ermahnfunktion.
  3. Die Abmahnung erfüllt auch eine Warnfunktion: Der Arbeitgeber behält sich dadurch weitergehende Konsequenzen vor und macht dem betreffenden Mitarbeiter deutlich, welche Folgen ein unverändertes Verhalten für ihn haben könnte.

Eine Abmahnung hat aus Sicht des Arbeitgebers meist folgenden Hintergrund: Aus verhaltensbedingten Gründen kann er – außer in einigen Ausnahmefällen – nur dann kündigen, wenn zuvor mindestens eine, regelmäßig sogar mehrere Abmahnungen wegen gleichgelagerter Pflichtverstöße ergangen sind. Ist die Pflichtverletzung hingegen so schwer, dass sie eine fristlose außerordentliche Kündigung rechtfertigt, muss meist nicht abgemahnt werden. Dasselbe gilt, wenn selbst nach der Abmahnung nicht zu erwarten ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten bessern wird.

Neben dieser Wirkung hat die Abmahnung einen weiteren Nachteil für Arbeitnehmer: Sie wird in aller Regel in der Personalakte geführt und belastet somit das Arbeitsverhältnis. Das kann insbesondere Beförderungen erschweren.


2. Welche Gründe berechtigen zur Abmahnung?

Grob gesagt darf der Arbeitgeber immer dann abmahnen, wenn der Arbeitnehmer eine Pflicht verletzt. Mögliche Pflichtverletzungen sind so vielfältig wie das Arbeitsleben selbst.

Hier einige typische Beispiele:

In vielen Fällen stellt sich allerdings heraus, dass der Arbeitgeber gar nicht abmahnen durfte. Das gilt insbesondere für diese Fälle:

  • Der Arbeitgeber mahnt wegen Krankheit ab. Eine Abmahnung wegen Krankheit gibt es aber nicht. Sie ergibt keinen Sinn, weil der Arbeitnehmer seine Krankheit nicht durch sein Verhalten „abstellen“ kann.
  • Die vom Arbeitnehmer angeblich verletzte Pflicht besteht gar nicht.
    Beispiel: Der Arbeitgeber verlangt, dass der Mitarbeiter mehrere Wochen an einem 250 km entfernten Ort arbeitet. Im Arbeitsvertrag ist aber nur der Standort in der Heimatstadt des Arbeitnehmers vereinbart. Der Arbeitnehmer kann daher grundsätzlich nicht abgemahnt werden, wenn er der Anweisung nicht folgt.
  • Der Arbeitgeber kann den Pflichtverstoß und die behaupteten Tatsachen nicht beweisen.

Außerdem muss die Abmahnung verhältnismäßig sein. Einzelne Bagatellverstöße berechtigen nicht zur Abmahnung. Allerdings kann ihre Zusammenschau eine Abmahnung rechtfertigen.

Beispiel: A kommt an einem Tag eine Minute zu spät. Dies genügt nicht für eine Abmahnung. Erscheint er hingegen immer wieder wenige Minuten zu spät, ist eine Abmahnung gerechtfertigt.

Ob es sich bei dem abgemahnten Verhalten tatsächlich um einen Pflichtverstoß im Arbeitsverhältnis handelt, stellt sich von Fall zu Fall unterschiedlich dar.

Es ist deshalb ratsam, sich an einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht zu wenden. Dieser kann beurteilen, ob ein konkretes Verhalten tatsächlich abgemahnt werden kann oder ob eine Abmahnung beispielsweise unverhältnismäßig und damit unwirksam wäre.


3. Formale Voraussetzungen für die Wirksamkeit einer Abmahnung

Arbeitgeber müssen einige formale Voraussetzungen beachten, wenn sie eine Abmahnung aussprechen möchten.

Inhaltliche Anforderungen

Um die Rüge- und Warnfunktion auch entsprechend erfüllen zu können, muss die Abmahnung das genaue Fehlverhalten des Mitarbeiters deutlich machen. Nur allgemeine, pauschale Formulierungen reichen hierfür nicht aus. Es muss vielmehr die konkrete Pflichtverletzung des Arbeitnehmers an Tag X benannt werden.

Beispiele:

  • Zu ungenau: „Sie sind in letzter Zeit häufig zu spät gekommen. Deshalb mahne ich Sie ab.“
  • Besser: „Sie sind am 4.1.2021 erst um 8:45 Uhr zur Arbeit erschienen. Am 13.1.2021 erschienen Sie erst um […]. Schichtbeginn war jeweils 8 Uhr. Ich mahne Sie wegen dieser Verspätungen ab.“

Grundsätzlich können verschiedene Pflichtverstöße in einer Abmahnung zusammengefasst werden. Der Arbeitgeber sollte sich dabei jedoch darüber im Klaren sein, dass bei der Unwirksamkeit auch nur eines Vorwurfs letztlich die ganze Abmahnung unwirksam ist. Unter Umständen besteht dann aber noch die Möglichkeit, die an sich berechtigten Abmahnung nochmals einzeln vorzunehmen.

Darüber hinaus müssen auch die dem Arbeitnehmer drohenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen konkret genannt werden. Andernfalls handelt es sich um eine bloße Ermahnung, die anschließend nicht zur Kündigung berechtigt.

Beispiele für das Androhen von Konsequenzen im Sinne einer Abmahnung:

  • „Im Wiederholungsfalle werde ich Ihnen kündigen.“
  • Zwar meist noch wirksam, aber nicht zu empfehlen: „Für den Fall des erneuten Vertragsverstoßes behalte ich mir arbeitsrechtliche Konsequenzen vor.“

Formvorschriften

Die Abmahnung im Arbeitsrecht ist gesetzlich gar nicht geregelt. Besondere Formvorschriften gibt es deswegen auch nicht.

Eine Abmahnung kann dementsprechend auch nur mündlich ausgesprochen werden und damit wirksam sein.

Es liegt allerdings auf der Hand, dass eine schriftlich ergangene Abmahnung eine deutlich größere Beweisfunktion hat, was in einem möglichen Kündigungsschutzprozess beiden Seiten zugutekommen kann.

Zugang beim Arbeitnehmer

Wirksam wird eine Abmahnung erst mit dem Zugang beim Arbeitnehmer. Das bedeutet, eine mündlich ausgesprochene Abmahnung gegenüber dem Mitarbeiter wird also auf der Stelle wirksam.

Eine von der Post zugestellte schriftliche Abmahnung wird meist kurz nach dem Einwurf in den Briefkasten wirksam. In aller Regel tritt die Wirksamkeit noch an demselben Werktag ein. Ob der Empfänger das Schreiben tatsächlich liest, ist unbedeutend. Es empfiehlt sich deshalb besonders, die Abmahnung per Boten oder per Einwurfeinschreiben zu schicken, sodass der Postbote den Einwurf in den Briefkasten genau dokumentiert.

Anhörung des Arbeitnehmers

Im öffentlichen Dienst muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter grundsätzlich vor einer Abmahnung zu dem Vorwurf anhören. Viele Arbeitgeber tun dies aber nicht, weil bei einer späteren Kündigung auch ohne vorherige Anhörung noch auf die Abmahnung Bezug genommen werden kann.

Trotzdem können Arbeitnehmer in diesem Fall auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte klagen.

Berechtigung zur Abmahnung

Zur Abmahnung berechtigt ist grundsätzlich jeder, der dem betroffenen Mitarbeiter gegenüber weisungsbefugt ist.


4. Fristen für die Abmahnung

Viele Arbeitgeber gehen davon aus, für die Erteilung einer Abmahnung nur wenig Zeit zu haben. Tatsächlich müssen aber gar keine Fristen eingehalten werden. Daher können auch länger zurückliegende Pflichtverstöße noch nachträglich abgemahnt werden.

Nach Möglichkeit sollten Arbeitgeber allerdings zeitnah abmahnen. Das hat zwei Gründe:

  1. Wartet der Arbeitgeber zu lange zu, können Zweifel an der Ernsthaftigkeit seiner Abmahnung aufkommen. Bei einer anschließenden Kündigung fällt die Abmahnung dann oft weniger stark ins Gewicht. Schließlich scheint der Arbeitgeber den abgemahnten Verstoß lange Zeit nicht als derart schwerwiegend betrachtet zu haben, dass der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet wäre.
  2. Der Arbeitgeber verliert nach einer gewissen Zeit das Recht auf Abmahnung (sog. „Verwirkung“).

    Beispiel 1: Arbeitnehmer A wird wegen mehrerer Verspätungen ermahnt (siehe oben zum Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung). Der Vorgesetzte sagt dem A ausdrücklich, dass sich das Unternehmen weitere Schritte wegen der Verspätungen vorbehalte. A kommt ab diesem Zeitpunkt stets pünktlich. Ein Jahr nach der Ermahnung greift der Arbeitgeber zur Abmahnung wegen der nun weit zurückliegenden Verspätungen.

    Beispiel 2: A hat einen Dienstwagen für eine kurze Privatfahrt genutzt, obwohl er dies nicht durfte. Der Arbeitgeber erfährt davon. Ein halbes Jahr später wird A befördert. Zwei Monate darauf mahnt ihn der Arbeitgeber wegen der Privatfahrt ab.

    In beiden Beispielen ist das Recht auf Abmahnung grundsätzlich verwirkt. Allerdings kommt es hier sehr stark auf den Einzelfall an!

In der Abmahnung muss außerdem auch keine Frist gesetzt werden, innerhalb derer der Arbeitnehmer sein Verhalten zu ändern hat. Der Arbeitnehmer soll die beanstandete Pflichtverletzung in Zukunft ja generell nicht wiederholen. Einer gesonderten Fristsetzung bedarf es deshalb nicht.

Auch für die Wirkungsdauer einer Abmahnung bestehen keine generellen Regelungen oder Fristen. Allgemein wird von einer Dauer von etwa zwei Jahren ausgegangen, was jedoch auch von der Schwere des Pflichtverstoßes abhängig ist. Arbeitgeber können sich also meist recht lange auf eine Abmahnung stützen, wenn sie später verhaltensbedingt kündigen.


5. Wie sollte sich ein Arbeitnehmer nach einer Abmahnung verhalten?

Dem Arbeitnehmer stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Er kann seine Sicht auf die Dinge in einer Gegendarstellung schildern. Diese muss der Arbeitgeber mit in die Personalakte aufnehmen. Das gilt auch dann, wenn die Abmahnung offensichtlich berechtigt ist. Eine Gegendarstellung kann vorteilhaft sein, wenn der Arbeitgeber sich in einem späteren Kündigungsprozess auf die Abmahnung stützt. Das Gericht gewichtet eine Abmahnung – je nach Inhalt – unter Umständen geringer, wenn eine plausible Gegendarstellung vorhanden ist.
  2. Er kann den Betriebsrat einschalten und bei ihm Beschwerde erheben. Der Betriebsrat kann ins Gespräch mit dem Arbeitgeber treten oder zwischen beiden Parteien moderieren. Ziel ist es, dass der Arbeitgeber seine Abmahnung zurückzieht oder z.B. in eine Ermahnung umwandelt. Der Arbeitnehmer kann per Klage die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Die Abmahnung verliert dann ihre Wirksamkeit und der Arbeitgeber kann sie nicht mehr heranziehen, um später eine verhaltensbedingte Kündigung zu rechtfertigen.

Welches Vorgehen am sinnvollsten ist, hängt stark vom Einzelfall ab. Manchmal sollte man sogar gar nichts unternehmen – das gilt besonders bei formalen Fehlern. Geht man nämlich gegen die Abmahnung vor und weist den Arbeitgeber auf seinen Fehler hin, kann dieser die Abmahnung leicht wiederholen – dieses Mal wirksam. Fällt ihm die formale Unwirksamkeit hingegen erst nach einer Kündigung auf, ist es zu spät. Dann bestehen gute Chancen auf Erhalt des Arbeitsplatzes oder eine hohe Abfindung.

Gut zu wissen: Es ist sinnvoll, sich frühzeitig mit der Abmahnung auseinanderzusetzen. Allerdings kann man auch nach einiger Zeit noch gegen die Abmahnung vorgehen. Insbesondere gilt nicht die dreiwöchige Klagefrist wie im Rahmen einer Kündigung und auch Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag hindern den Arbeitnehmer nicht daran, gegen die Abmahnung vorzugehen.

6. Fazit

  • Eine wirksame Abmahnung ist Voraussetzung einer verhaltensbedingten Kündigung. Sie ist nur dann entbehrlich, wenn erkennbar ist, dass der Arbeitnehmer auch in Zukunft sein Verhalten nicht ändern wird oder das Fehlverhalten besonders gravierend war.
  • Grundsätzlich berechtigt jede Pflichtverletzung zur Abmahnung. Der Arbeitgeber muss den Vorwurf aber beweisen können. Außerdem rechtfertigen einzelne Bagatellverstöße für sich genommen keine Abmahnung.
  • Eine Abmahnung ist formlos möglich, sollte aber schriftlich erfolgen. Zudem muss der Arbeitgeber die Vorwürfe konkret benennen und Konsequenzen für den Wiederholungsfall androhen.
  • Der Arbeitgeber muss nicht sofort abmahnen. Allerdings darf er auch nicht zu lange abwarten, da er sein Abmahnungsrecht nach einigen Monaten verlieren kann.
  • Arbeitnehmer können sich per Gegendarstellung, Beschwerde oder Klage gegen die Abmahnung wehren. Gerade bei rein formalen Fehlern ist es allerdings häufig sinnvoll, nicht gegen die Abmahnung vorzugehen.

7. Häufige Fragen

Was ist eine Abmahnung?

Mit einer Abmahnung reagiert der Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers. Er fordert den Arbeitnehmer auf, sich künftig an die Regeln zu halten und droht weitere Konsequenzen an, insbesondere die Kündigung.
Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Eine Abmahnung ist unwirksam, wenn sie bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt. Zum einen muss die vom Arbeitnehmer angeblich verletzte Pflicht wirksam bestehen. Außerdem hat die Abmahnung einigen formalen Anforderungen gerecht zu werden. Unter anderem muss sie den Verstoß genau bezeichnen und Konsequenzen für den Wiederholungsfall androhen.
Muss die Abmahnung schriftlich ausgesprochen werden?

Nein. Eine Abmahnung kann z.B. auch mündlich erteilt werden. Allerdings sollten Arbeitgeber aus Beweisgründen immer schriftlich abmahnen.